#UPERP8UAS02B Prosedur Pembuatan Meeting Invitation Pada Odoo 8.0

Assalammu’alaikum Wr., Wb.

Selamat malam teman – teman.

Jumpa lagi dengan saya Rizky Amalia Fitriani.

Pada posting saya kali ini akan membahas langkah membuat meeting invitation pada Odoo 8.0. Meeting invitation dibuat untuk membuat jadwal meeting terhadap customer, karena kita tidak tahu kapan ketersediaan waktu customer untuk dapat melakukan pertemuan dengan perusahaan kita.

Pada skenario tugas UAS ini PT. Macan Jaya akan mengadakan meeting dengan customernya yaitu PT. Bank Zamrud Indonesia untuk berbincang mengenai pembelian barang. Orang yang bertanggung jawab atas pembelian barang dari PT. Bank Zamrud Indonesia adalah Bapak Heru Suryo Wibowo selaku purchase staff. Sehingga pertama - pertama kita harus membuat kontak beliau pada daftar kontak.

Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :

A. Membuat kontak Bapak Heru Suryo Wibowo

Tujuan membuat kontak Bapak Heru Suryo Wibowo adalah agar meeting invitation kita terkirim secara langsung kepada beliau. Caranya adalah sebagai berikut :

• Masuk ke menu Messaging, lalu pada sub-menu Organizer klik sub-sub menu Contacts. Didalam sub-sub menu tersebut terdapat banyak kontak yang telah tersedia sesuai dengan database yang dipilih sewaktu Log In Odoo 8.0. Customer PT. Macan Jaya kali ini adalah PT. Bank Zamrud Indonesia, maka langkah berikutnya adalah klik PT. Bank Zamrud Indonesia pada Contacts.

Menu Messaging -> Sub-menu Organizer -> Sub-sub menu Contacts -> PT. Bank Zamrud Indonesia2

• Pada tampilan kontak PT. Bank Zamrud Indonesia, klik tombol Edit yang terdapat pada pojok kiri atas untuk menambahkan data Bapak Heru Suryo Wibowo selaku purchase staff pada kontak customer PT. Bank Zamrud Indonesia.

Klik tombol edit pada pojok kiri atas untuk menambahkan data baru

• Pada menu edit kontak PT. Bank Zamrud Indonesia lihat kebawah, disana terdapat banyak opsi seperti Contacts, Internal Notes, Sales & Purchases, dll. Pilihlah opsi Contacts lalu klik tombol Create yang terdapat didalamnya.

Pilih opsi Contacts -> klik tombol Create

• Pada form Create didalam opsi Contacts masukkan data – data Bapak Heru Suryo Wibowo seperti dalam contoh gambar terdapat Job Position dan E-mail beliau. Setelah itu klik tombol merah bertuliskan Save & Close untuk menyimpan data.

Masukkan data – data customer lalu klik Save & Close

• Setelah tombol Save & Close di klik layar akan kembali ke menu edit kontak PT. Bank Zamrud Indonesia, namun kali ini pada opsi Contacts terdapat nama Bapak Heru Suryo Wibowo dengan posisinya sebagai Purchase Staff dan alamat e-mail beliau. Dari sini klik tombol merah bertuliskan Save pada pojok kiri atas layar untuk menyimpan seluruh data kontak.

Terdapat data Bapak Heru Suryo Wibowo pada opsi Contacts

B. Membuat Meeting Invitation

Setelah berhasil menambahkan kontak Bapak Heru Suryo Wibowo, berikutnya kita masuk ke tujuan utama kita yaitu membuat Meeting Invitation.

Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :

• Kembali ke kontak PT. Bank Zamrud Indonesia yang sudah terdapat kontak Bapak Heru Suryo Wibowo kita dapat melihat bahwa pada bagian kanan atas kontak PT. Bank Zamrud Indonesia terdapat 6 menu yaitu, Opportunities, Meeting, Calls, Invoiced, Sales, dan Journal Items. Pilihlah menu Meetings untuk membuat Meeting Invitation dengan meng-kliknya.

Pilih menu Meetings yang terdapat pada pojok kanan atas

• Setelah Meetings diklik kita akan dihadapkan pada sebuah kalender. Disini kita dapat memilih tanggal untuk membuat jadwal meeting kita. Pada contoh kali ini saya berencana akan mengadakan meeting pada tanggal 11 Januari 2017, sehingga kita hanya perlu meng-klik tanggal tersebut.

Klik tanggal 11 January 2017 pada kalender

• Sebuah pop-up menu akan muncul, kita hanya perlu menuliskan apa yang hendak kita lakukan pada tanggal tersebut. Pada contoh saya berencana akan mengadakan Meeting, sehingga saya tuliskan Meeting Invitation pada kolom Event summary, setelah itu klik tombol merah bertuliskan Create Event.

Ketikkan rencana kegiatan -> Klik Create Event

• Setelah event dibuat pada tanggal 11 Januari 2017, pada layar kalender akan muncul event yang baru saja kita buat, klik lagi event tersebut maka sebuah menu akan muncul. Disini kita dapat melihat event yang baru kita buat masih hampa, tanpa Subject, Lokasi, Waktu, dll. Klik tombol merah bertuliskan Edit Event untuk mengisi Subject, dll.

Klik event yang baru dibuat pada tanggal 11 Januari 2017

Klik Edit Event untuk mengisi data – data yang masih kosong

• Pada form Edit Event, kita hanya perlu mengisi data sesuai dengan kebutuhan kita. Disana terdapat banyak opsi, diantaranya Meeting Details, Options, dan Invitations. Pertama kita isi form pada opsi Meeting Details.

Mengisi form pada opsi Meeting Details

Pada opsi Meeting Details contoh dalam gambar saya mengisi Meeting rencananya akan dimulai pada pukul 09.00 dan berakhir pada pukul 12.00, Tags diisi Customer Meeting, Reminders 2 jam sebelum Meeting dimulai, Location diisi Office PT. BZI karena Meeting rencananya akan diadakan di kantor PT. BZI, lalu pada Description saya isi dengan “Discussing about product purchase”. Berikutnya kita beralih ke opsi Options.

Mengisi form pada opsi Options

Pada contoh gambar saya mengisi Privacy sebagai Public dan Pada Show Time As sebagai Free. Berikutnya yaitu Invitations.

Form Invitations

Inilah tujuan utama kita, yaitu membuat invitation e-mail dan mengirimkannya kepada customer. Dapat dilihat pada gambar di atas yang diberi tanda merah di bagian bawah adalah status terakhir sebelum e-mail invitation dikirimkan kepada customer. Untuk mengirimkan invitation ini cukup klik tombol Send Mail, tombol ini saya beri tanda merah pada bagian atas.

Setelah invitation e-mail ini berhasil dikirimkan kepada customer, maka status terakhirnya akan berubah menjadi “An invitation email has been sent to attendee(s)” seperti dapat kita lihat pada gambar dibawah sebagai berikut :

Status terakhir berubah saat invitation e-mail berhasil dikirimkan

Setelah invitation e-mail berhasil dikirimkan, kita tinggal menunggu balasan dari pihak customer akan ketersediaan mereka terhadap jadwal meeting yang kita ajukan.

Pada skenario tugas UAS ini, kami menerima balasan dari Bapak Heru Suryo Wibowo bahwa beliau tidak dapat menghadiri meeting pada tanggal 11 Januari 2017 dikarenakan sudah ada jadwal lainnya pada tanggal tersebut. Namun, beliau memberikan tanggal dan waktu lainnnya yaitu pada tanggal 13 Januari 2017 pukul 09.00. Sehingga kita perlu merubah meeting invitation kita menjadi tanggal 13 Januari 2017 dimulai pukul 09.00 s/d 12.00.

Bapak Heru Suryo Wibowo mengajukan jadwal lain untuk meeting

C. Merubah Jadwal Meeting Invitation

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya pada bagian B dimana Bapak Heru Suryo Wibowo tidak dapat menghadiri meeting pada tanggal 11 Januari 2017 karena ada jadwal lainnya, namun mengajukan tanggal 13 Januari 2017 sebagai alternatif jadwal meeting, sehingga sekarang kita harus merubah invitation meeting kita menjadi tanggal tersebut.

Langkah – langkah untuk merubah jadwal meeting adalah sebagai berikut :

• Masuk ke menu Messaging, pilih sub-menu Organizer, klik sub-sub menu Calendar. Tampilan Kalender jadwal meeting akan tampak pada layar. Klik event meeting tersebut untuk melakukan editing seperti yang kita lakukan pada langkah nomor 4 bagian B.

Klik event meeting pada tanggal 11 January 2017 untuk melakukan editing

• Pada opsi Meeting Details, ubah tanggal sebelumnya yakni tanggal 11 January 2017 menjadi tanggal 13 January 2017, lalu klik tombol Save untuk menyimpan perubahan.

Klik tanggal 13 January 2017 -> Save

• Berikutnya ulangi langkah nomor 5 bagian B untuk kembali mengirimkan invitation e-mail kepada customer. Pindah ke opsi Invitations, lalu klik tombol Send Mail.

Form Invitations

Setelah invitation e-mail dengan jadwal yang baru dikirimkan kembali ke customer, kita hanya perlu menunggu balasan kembali dari mereka.

Pada balasan e-mail kali ini dari Bapak Heru Suryo Wibowo, beliau menerima meeting invitation tersebut dan bersedia menghadiri meeting yang PT. Macan Jaya adakan pada tanggal 13 Januari 2017.

E-mail balasan PT. Bank Zamrud Indonesia yang menyatakan ketersediaan untuk menghadiri meeting

Demikianlah langkah – langkah dalam merubah jadwal meeting invitation dan mengirimkan ulang invitation tersebut kepada customer. Berikutnya, karena customer telah menyatakan ketersediaan mereka untuk menghadiri meeting maka kita perlu merubah status kepesertaan menjadi Accepted.

D. Merubah Status Kepesertaan Menjadi Accepted

Setelah customer menerima meeting invitation kita dana telah memberikan konfirmasi bahwa mereka dapat hadir, maka kita harus merubah status kehadiran mereka pada Odoo 8.0 kita menjadi “Accepted”.

Langkah – langkah untuk merubah status kehadiran pada Odoo 8.0 adalah sebagai berikut :

• Masuk ke menu Messaging, pilih sub-menu Organizer, klik sub-sub menu Calendar. Tampilan Kalender jadwal meeting akan tampak pada layar. Klik event meeting tersebut untuk melakukan editing seperti yang kita lakukan pada langkah nomor 4 bagian B.

Klik Event Meeting tanggal 13 January 2017 utuk melakukan editing

• Pada opsi Invitations, akan terlihat tanda centang berwarna hijau di sebelah kanan alamat e-mail Bapak Heru Suryo Wibowo. Klik tanda centang tersebut untuk merubah status kehadiran beliau yang sebelumnya bertuliskan “Needs Action” menjadi “Accepted”. Terakhir untuk menyimpan data, klik tombol merah bertuliskan Save pada pojok kiri atas.

Klik tanda centang berwarna hijau untuk merubah status kehadiran menjadi “Accepted”

Status kehadiran telah berubah menjadi “Accepted”

Demikianlah cara merubah status kehadiran menjadi “Accepted”.

Usai sudah postingan saya kali ini.

Terima kasih telah membacanya. Semoga bermanfaat bagi kita semua.

Salam Sukses

Wassalammu’alaikum Wr., Wb.